O e-mail é uma das formas de comunicação mais usadas hoje em dia, mas também uma das mais mal usadas.
Se você tem problemas para escrevê-los ou conhece alguém que tem, aqui estão 6 passos que vão ajudar na hora de mandar aquela mensagem importante, sem ser mal entendido.
1. Escreva e-mails curtos
Deixe seu e-mail tão curto quanto for possível.
Escrever um e-mail longo é o caminho pra que duas coisas aconteçam:
- Você nunca receba uma resposta pois…
- seu e-mail nunca será lido.
A rapidez com que digitamos faz com que seja fácil demais escrever uma longa e cansativa mensagem para outra pessoa.
Se você tivesse que escrever e-mails à mão, seria muito mais sucinto. Reduza seu e-mail para o que for essencial. Claro, isso é mais difícil do que você pensa; uma vez Abraham Lincoln disse:
Eu não tive tempo para escrever uma carta mais curta, ao invés disso eu escrevi uma longa.
2. Limite o e-mail a apenas um assunto
Nunca escreva um e-mail que fale sobre vários assuntos.
Se você quer uma resposta, você tem que fazer com que essa seja uma tarefa fácil para a outra pessoa — a melhor maneira de fazer isso é não sobrecarregá-la com um monte de coisas.
Se você tiver vários assuntos não relacionados para falar, a melhor maneira é enviar vários e-mails separados.
3. Escreva e-mails claros
É muito fácil de interpretar e-mails do jeito errado. Por isso, tenha certeza de que seu e-mail é tão claro, direto e fácil de entender quanto possível.
Isso significa evitar abreviações, tomar cuidado com a gramática, entre outros.
Parece chato, mas tomar cuidado com esses detalhes pode fazer grande diferença (ainda mais se você estiver escrevendo para seu chefe!).
A parte mais difícil é ter certeza de que você está explicando exatamente o que pensa. É muito fácil esquecer de que o conhecimento que você tem não é o mesmo que a outra pessoa tem.
Antes de escrever o e-mail, coloque-se no lugar do outro — pense sobre a melhor forma de explicar aquilo para alguém que não está tão familiarizado com aquele assunto quanto você.
Quando responder um e-mail, mantenha o texto original ao qual você está respondendo, isso ajuda a tornar as coisas claras.
4. Informe exatamente o que você quer
Se você quer que algo seja feito, peça. Termine cada e-mail como se fosse o item de uma lista que você precisa.
Não force a outra pessoa a ficar procurando no meio dos seus parágrafos sobre as coisas que ela deve fazer. Um exemplo, você escreve o e-mail, e no final diz:
Resumindo, eu preciso disso:
Arrume as gavetas do escritório
Ligue para o serviço de limpeza
5. Escreva o assunto depois de terminar o e-mail
O assunto costuma ser uma parte negligenciada nos e-mails.
Geralmente é a primeira coisa que você escreve, antes mesmo de você saber exatamente sobre o que falará a mensagem.
É por isso que geralmente os assuntos são vagos ou inúteis, como “Oi” ou “Bom dia!”.
Escreva a mensagem para saber exatamente do que se trata, só então volte lá em cima e escreva o assunto do e-mail.
6. O(s) destinatário(s) é a última coisa que você deve escrever
Ao esperar até o último momento para escrever o destinatário você se previne do embaraço de enviar um e-mail pela metade ou de falar coisas que não deve para pessoas que não deve.
Isso é importante especialmente quando há algum tipo de reclamação no corpo da sua mensagem.
Exemplo de e-mail mal escrito:
Assunto: Ei!
Lembra daquilo que falamos outro dia? Eu preciso saber mais coisas pra fazer aquilo, o que você acha do novo lugar?
Esse é um e-mail terrível.
O assunto não dá indicação sobre o que está escrito. A mensagem assume que a outra pessoa lembra o que foi conversado anteriormente, combina dois tópicos diferentes e ainda termina com uma pergunta mal feita.
Vamos ver uma forma de melhorar essa mensagem, tornando-a clara, precisa e informativa.
Assunto: Re: Novo local para o seminário – sobre o que falamos ontem sobre a mudança do lugar para o seminário de 30 de agosto.
Você poderia dizer-me, por favor:
O nome e o endereço do novo local
Você acha que o espaço é adequado para 500 pessoas?
Esse está muito melhor. O assunto lembra a outra pessoa sobre o que foi falado e a mensagem diz exatamente o que precisa, de forma clara e direta.
Enfim, espero que eu tenha escrito este e-mail suficientemente bem para poder ajudar você na escrita de seus próximos e-mails
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